Informativa per chi collega la casella email

1. Chi tratta i tuoi dati

Titolare del trattamento è lo studio per cui lavori o collabori (lo «studio»): è lo studio che decide di usare la lettura delle email e per quale scopo. Nome, sede e contatti dello studio sono scritti nella copia di questa informativa che trovi dentro BigBrotherStudio, nella pagina «La tua email»; puoi chiederli anche a un admin dello studio.

Responsabile del trattamento è Nexus Business Partner S.r.l., con sede legale in Via dei Mille 191, 97019 Vittoria (RG), partita IVA 01897490882, che fornisce BigBrotherStudio allo studio e tratta questi dati per suo conto, solo per far funzionare il servizio e secondo le sue istruzioni (art. 28 del GDPR). Contatti: assistance.bigbrotherstudio@gmail.com, PEC nexusbusinesspartnersrl@pec.it.

Per il servizio Nexus Business Partner S.r.l. si appoggia a questi fornitori, che trattano i dati per suo conto:

• Supabase Inc.: database, autenticazione e archivio dei file, con i dati in un centro dati dell'Unione europea (Francoforte, Germania);
• Vercel Inc. (Stati Uniti): pubblicazione del sito, con le funzioni del server nella regione di Francoforte;
• Sendinblue SAS (Brevo) (Francia): invio delle email di servizio, come l'avviso che la casella è da ricollegare;
• Anthropic PBC (Stati Uniti): intelligenza artificiale, che scrive i riassunti delle email dei clienti.

La tua casella resta su Google: BigBrotherStudio la legge con il permesso che dai tu a Google.

2. Collegare la casella è una tua scelta

• Collegare la casella è facoltativo: puoi non collegarla e il resto del gestionale funziona lo stesso; le comunicazioni con i clienti si possono sempre scrivere a mano.
• Puoi scollegarla quando vuoi, con «Scollega» nella pagina «La tua email» oppure togliendo il permesso dal tuo account Google (myaccount.google.com/permissions): il permesso si revoca presso Google e la lettura si ferma. I riassunti già scritti restano nelle schede dei clienti.
• Ognuno collega solo la propria casella: nessuno, nemmeno un admin, può collegarla al posto tuo.
• La casella si scollega da sola se il tuo account nello studio viene disattivato o sospeso, e se lo studio viene eliminato.

3. Cosa legge il gestionale e cosa no

Collegando la casella dai a Google un solo permesso: leggere le email (gmail.readonly). Il server di BigBrotherStudio controlla la casella ogni 10 minuti, dalle 8 alle 21, dal lunedì al sabato (ora italiana), e quando qualcuno dello studio preme «Aggiorna ora».

• Guarda solo le email arrivate o mandate dopo il collegamento, nella posta in arrivo e nella posta inviata. Le email che c'erano prima non le legge mai; bozze, spam, cestino e chat nemmeno.
• Di ogni email nuova legge prima solo mittente, destinatari (A e Cc), data e codice del messaggio, senza aprire il testo, e li confronta con gli indirizzi email che lo studio ha registrato nelle schede dei suoi clienti. Conta solo l'indirizzo esatto: un altro indirizzo dello stesso dominio non basta.
• Se compare l'indirizzo di un cliente, come mittente o destinatario, apre quell'email: legge oggetto, testo e nomi degli allegati e li manda all'intelligenza artificiale, che ne scrive un riassunto. All'AI vanno anche il tuo nome, i nomi dello studio e del cliente (con i titolari e gli indirizzi del cliente) e, per capire il filo del discorso, al massimo i 3 riassunti precedenti della stessa conversazione. Il riassunto entra da solo nella scheda del cliente, nelle Comunicazioni, con mittente, destinatari, oggetto, data, nomi degli allegati e i codici del messaggio e della conversazione.
• Se non compare nessun cliente, l'email non si apre: il testo non si legge, l'AI non la vede e non si salva niente di lei, né il mittente, né l'oggetto, né il codice. Si conta solo quante sono.
• Il testo delle email non si salva mai: resta sul server solo i secondi che servono a mandarlo all'AI e non finisce nei registri tecnici.
• Gli allegati non si aprono e non si scaricano mai: si leggono solo i loro nomi.
• Le email restano «non lette» nella tua casella finché non le apri tu.
• Con il permesso di sola lettura BigBrotherStudio non può inviare, rispondere, inoltrare, creare bozze, modificare, archiviare, spostare, etichettare o eliminare email. Se Google desse un permesso diverso, il gestionale lo rifiuta e lo revoca subito.

4. Per quale scopo

Lo studio usa la lettura delle email per un solo scopo: tenere aggiornato, nella scheda di ogni cliente, lo storico delle comunicazioni con il cliente, così chi lavora su quel cliente sa cosa si è detto e quali documenti sono stati mandati o chiesti, anche quando tu non ci sei.

Lo studio non usa questi dati per controllare o valutare il tuo lavoro: non li usa per misurare quante email scrivi o ricevi, a che ora lavori o in quanto tempo rispondi. Il gestionale, del resto, non mostra allo studio numeri sulla tua casella (capitolo 6) e non prende decisioni su di te in modo automatico.

5. Su quale base

Il legittimo interesse dello studio a documentare i rapporti con i propri clienti e a organizzare il lavoro (art. 6, paragrafo 1, lettera f, del GDPR), nell'ambito del tuo rapporto di lavoro o di collaborazione con lo studio. Il collegamento lo fai tu, dando il permesso a Google, e puoi toglierlo quando vuoi (capitolo 2).

6. Chi vede cosa

• I riassunti li vedono, nella scheda del cliente, le persone dello studio che possono vedere quel cliente, secondo le regole scelte dallo studio (ruolo, visibilità tra collaboratori, accessi tra colleghi); gli admin vedono tutti i clienti. Ogni riassunto dice da quale casella viene, con il tuo nome.
• L'indirizzo della tua casella e i numeri dei controlli (quante email nuove, di clienti, ignorate) li vedi solo tu, nella pagina «La tua email».
• Della tua casella gli admin dello studio vedono solo se è collegata o da ricollegare e se hai confermato questa informativa: mai l'indirizzo della casella e mai le email che non riguardano un cliente. Nel registro delle attività dello studio restano il collegamento, lo scollegamento e la conferma di questa informativa. Se la casella è da ricollegare, tutto lo studio vede il tuo nome nell'avviso in alto nelle pagine.
• Nessuna persona di Nexus Business Partner S.r.l. legge le tue email o i riassunti: la lettura è automatica. Per l'assistenza tecnica la società vede solo lo stato della casella (collegata o no, da quando, le voci del registro che vedono anche gli admin) e quante email di clienti, ignorate o con errori ci sono state negli ultimi 7 giorni: mai indirizzi o contenuti. Un accesso tecnico ai dati avviene solo se lo chiede lo studio per assistenza, per motivi di sicurezza o per obbligo di legge.
• Anthropic PBC, che fornisce l'intelligenza artificiale, riceve solo i dati delle email dei clienti che servono a scrivere il riassunto (capitolo 3). Secondo le condizioni commerciali di Anthropic, i dati non vengono usati per addestrare i modelli e, con il modello usato da BigBrotherStudio, di norma Anthropic non li conserva dopo aver risposto: li conserva solo se la legge lo impone o se i suoi controlli di sicurezza segnalano un contenuto (in questo caso fino a 2 anni).

7. Dati fuori dall'Unione europea

Database, file e funzioni del server di BigBrotherStudio stanno nell'Unione europea (Francoforte, Germania). Il testo delle email dei clienti viene elaborato fuori dall'Unione europea da Anthropic PBC (Stati Uniti) per scrivere il riassunto, e anche altri fornitori hanno sede negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR, cioè le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e, dove il fornitore vi aderisce, il quadro EU-USA per la protezione dei dati (EU-U.S. Data Privacy Framework).

8. Per quanto tempo

• Permesso di Google, conservato cifrato: finché la casella resta collegata. Quando la scolleghi, o si scollega da sola, si cancella e si revoca presso Google.
• Indirizzo della casella: finché la casella resta collegata (o da ricollegare). Numeri dei controlli: 30 giorni, e si cancellano subito se scolleghi la casella.
• Riassunti e dati delle email dei clienti (mittente, destinatari, oggetto, data, nomi degli allegati, codici): nella scheda del cliente finché lo studio non li elimina, oppure non elimina il cliente o lo studio; scollegare la casella non li cancella. Di un riassunto eliminato resta solo quello che serve a non scriverlo di nuovo, come il codice del messaggio.
• Testo delle email: mai conservato.
• Registro delle attività (collegamento, scollegamento, conferma di questa informativa): come le altre voci del registro dello studio, finché lo studio usa il servizio.
• Copie di sicurezza: i dati cancellati spariscono anche dalle copie di sicurezza del database entro 7 giorni.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile da un computer e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15-22 del GDPR). Puoi anche scollegare la casella in ogni momento.

Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti al titolare, cioè allo studio, ai contatti del capitolo 1. Puoi scrivere anche all'assistenza di BigBrotherStudio, assistance.bigbrotherstudio@gmail.com: inoltra la richiesta allo studio e lo aiuta a risponderti. Se ritieni che il trattamento violi la legge, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Strumento di lavoro e controlli

Questa informativa descrive anche come funziona lo strumento e quali controlli sono possibili, come chiede l'art. 4, comma 3, della legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori): lo studio può vedere solo quello che è scritto nel capitolo 6, e lo usa solo per lo scopo del capitolo 4, nel rispetto del GDPR e del Codice privacy (D.Lgs. 196/2003).